Cobrar por adelantado en la consulta: señal y cancelaciones

Un hueco vacío en la agenda es una hora de trabajo que no cobras, y perseguir pagos después de la consulta es otra hora que no recuperas. Cobrar por adelantado ordena las dos cosas, con reglas claras. Esta guía explica cuándo compensa pedir el pago antes y qué método de cobro elegir. También, cómo plantear una señal en la primera visita, cómo escribir tu política de cancelación y cómo se factura un cobro anticipado.

¿Es legal cobrar por adelantado la consulta?

Sí. La normativa fiscal da por hecho que existen los pagos anticipados y regula cómo tratarlos. La Ley del IVA fija cuándo se devenga el impuesto en un anticipo (artículo 75.Dos). Y el Reglamento de facturación obliga a facturar los pagos recibidos antes de prestar el servicio (artículo 2).

Lo que sí tienes que cuidar es la relación con el paciente, que es un consumidor. Debe saber antes de pagar cuánto paga, qué incluye y qué pasa si cancela. Y tu política no puede contener cláusulas abusivas, como verás más abajo.

Paso 1: Decide cuándo pedir el pago por adelantado

No hace falta aplicarlo a todo el mundo. Estos son los casos en que más sentido tiene:

• La primera visita. Reservas un hueco a alguien a quien aún no conoces. Una señal confirma la reserva sin espantar a nadie.
• Las consultas online. El paciente reserva y paga desde el mismo móvil, sin desplazarse y sin efectivo de por medio.
• Los bonos y los seguimientos. Por definición se pagan al empezar. Cómo diseñarlos lo contamos en el post sobre bonos y seguimiento online en tu consulta.
• Las horas más pedidas. Si la última hora de la tarde siempre está llena, un hueco perdido ahí pesa más.

Al paciente de años que paga siempre al terminar quizá no necesites cambiarle nada. Lo que importa es que la regla sea la misma para todos los que están en el mismo caso, y que esté escrita.

Paso 2: Elige cómo cobrar: enlace de pago, transferencia o Bizum

Cada método tiene su sitio. Lo que cambia es cuánto trabajo te deja a ti después:

Método	Para el paciente	Para ti	Ojo con
Enlace de pago con tarjeta	Paga en el momento desde el móvil	El cobro queda confirmado y registrado, sin cuadrar a mano	El proveedor de pagos cobra una comisión por operación
Transferencia	Necesita tu IBAN y escribir bien el concepto	Si no es inmediata, tarda en llegar, y hay que comprobar cada ingreso	Conceptos incompletos que no sabes a quién asignar
Bizum	Rápido si lo tiene activado	Llega al momento, pero se cuadra a mano	Pregunta a tu banco qué modalidad corresponde a los cobros de tu actividad

Para la señal de la primera visita, el enlace de pago suele ser lo más práctico: el paciente paga mientras reserva y tú no tienes que comprobar nada. Para un bono que alguien prefiere pagar por transferencia, no pasa nada por aceptarla. Elijas lo que elijas, apunta cada cobro con el paciente y la factura a la que corresponde.

Paso 3: Plantea la señal de la primera visita

Una señal es una parte del precio que se paga al reservar y se descuenta del total. No es un cargo extra ni una multa: es un anticipo. Su importe lo decides tú. Lo razonable es que comprometa sin asustar, así que lo lógico es una parte del precio y no la consulta entera.

Lo que no puede faltar es contarlo antes. Un mensaje de confirmación como este deja todo claro:

Hola. Te reservo la primera visita el martes a las 17:00. Para confirmarla, te pido una señal que se descuenta del precio de la consulta; aquí tienes el enlace de pago. Si necesitas cambiar la cita, avísame con 24 horas de antelación y la movemos sin coste.

Adapta el plazo y las condiciones a tu política, que es el siguiente paso.

Paso 4: Escribe tu política de cancelación

Una política de cancelación por escrito te evita decidir caso a caso y discutir con cada paciente. Mándala antes de que pague, en la confirmación de la cita o junto a las condiciones del bono. Debería responder a estas preguntas:

1. Con cuánta antelación hay que avisar para cambiar o cancelar sin coste (por ejemplo, 24 horas).
2. Qué pasa si avisa a tiempo: la cita se mueve o se devuelve la señal.
3. Qué pasa si avisa tarde o no se presenta: la señal no se devuelve o la sesión del bono cuenta como hecha.
4. Qué pasa si cancelas tú: devuelves lo pagado o recolocas la cita sin coste para el paciente.
5. Por dónde se avisa: teléfono, correo o WhatsApp, para que nadie diga que avisó por un canal que no miras.

El punto 4 no es solo cortesía. El artículo 87 de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios considera abusiva, entre otras, «la retención de cantidades abonadas por el consumidor y usuario por renuncia, sin contemplar la indemnización por una cantidad equivalente si renuncia el empresario». El mismo artículo menciona también como abusivo cobrar servicios que no se han prestado o fijar indemnizaciones que no se corresponden con el daño causado.

Por eso, tu política tiene que ser recíproca y proporcionada. Antes de aplicarla, sobre todo si retienes importes altos, pásala por tu asesoría o por un abogado.

Otra duda habitual es el desistimiento de 14 días de las compras a distancia. Esas reglas no se aplican a los servicios de salud que presta un profesional sanitario a sus pacientes para evaluar, mantener o restablecer su salud (artículo 93.b de esa misma ley). Si vendes online algo que no es asistencia sanitaria, como un curso, el caso cambia: confírmalo con tu asesoría.

Paso 5: Factura el cobro anticipado

Esta es la parte que más preguntas genera. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, artículo 2) obliga a expedir factura también por los pagos recibidos antes de prestar el servicio. Y la factura debe indicar la fecha en que recibiste el pago anticipado, si es distinta de la de expedición (artículo 6.1.i).

Qué cambia según el servicio:

• Si la consulta está exenta de IVA porque es asistencia sanitaria: el anticipo no lleva IVA, pero sí factura, con la mención de la exención.
• Si el servicio lleva IVA (por ejemplo, un plan para un deportista sin finalidad sanitaria): el IVA se devenga al cobrar el anticipo, por el importe cobrado, según el artículo 75.Dos de la Ley del IVA.

Cuando prestas el servicio, facturas lo que falta. Lo que ya facturaste como anticipo no se vuelve a facturar, así que la factura final tiene que descontarlo. Tu asesoría te dirá cómo prefiere que se refleje. Con un bono pasa lo mismo: se factura al cobrarlo y no se vuelve a facturar cada sesión que el paciente consume.

Si devuelves una señal que ya facturaste, la factura no se borra: se corrige con una factura rectificativa. Y si el paciente no se presenta y te quedas la señal, pregunta a tu asesoría cómo tratarla. Los datos que debe llevar cada factura, la serie de las rectificativas y un ejemplo completo están en el post sobre qué debe llevar la factura de un nutricionista.

Cómo lo montas en Saludesk

En Saludesk conectas tu propia cuenta de Stripe y creas enlaces de pago con tarjeta para la señal, la consulta o el bono. Desde los cobros, un botón abre WhatsApp con el mensaje ya escrito y el enlace dentro, y lo envías tú: Saludesk no manda WhatsApp automáticos. Los pagos y los pendientes quedan a la vista, y los bonos llevan la cuenta de las sesiones consumidas.

La facturación va en el mismo sitio, con series, numeración correlativa, rectificativas y factura en PDF, y está preparada para Verifactu. Lo tienes todo en las funcionalidades de Saludesk.

Cobrar por adelantado no tiene secreto, pero cada consulta tiene su forma de trabajar y sus pacientes. Antes de cambiar tu política o tu forma de facturar los anticipos, confirma tu caso con tu asesoría.